elektroniczne akata osobowe, migracja dokumentów
Biznes

Jak usprawnić pracę działu HR?

Pracownicy działu HR na przetwarzają niesamowitą ilość danych i dokumentów — CV, umowy, zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe i wiele innych. Z tego powodu, to właśnie dział kadr powinien być jednym z pierwszych miejsc, w którym warto zastosować optymalizację procesów pracy.

Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na usprawnienie pracy działy HR jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jakie są zalety takiego rozwiązania?

Kontent

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Na początku warto dowiedzieć się, jak dokładnie działa ten proces. Elektroniczny obieg polega na tym, że firma całkowicie (lub w części) odchodzi od dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych. Wprowadzane są podpisy kwalifikowane, które pozwalają na zatwierdzenie dokumentów, a w przypadku starszych danych następuje migracja dokumentów do systemu lub ich skanowanie. Następnie przypisane do odpowiedniego projektu, klienta, folderu. Każdy pracownik ma swoje konto użytkownika i odpowiednie uprawnienia.

Każdy pracownik ma swoje osobiste elektroniczne akta osobowe pracownika. Zazwyczaj mają do nich dostęp upoważnione osoby z działu kadr oraz sam pracownik. System zazwyczaj też sam wylicza, ile zostało dni pracowniczych lub czy czegoś nie brakuje w dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu komunikacja pomiędzy pracownikiem a działem kadr jest usprawniona, co na pewno odciąża pracowników.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami?

Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów ma wiele innych zalet niż tylko samo usprawnienie komunikacji. Po pierwsze znacząco skraca czas rozliczenia pracownika — system większość rzeczy wylicza sam i to w odpowiednich, cyklicznych odstępach.

Po drugie, taki system zapewnia bardzo wysokie bezpieczeństwo. Żaden nieuprawniony pracownik nie ma dostępu do dokumentów i dodatkowo są one regularnie archiwizowanie, więc nie może być mowy o zgubieniu czegokolwiek. Warto też zauważyć, że każda, nawet najmniejsza zmiana, jest rejestrowana przez system, więc nie może być również mowy o fałszowaniu dokumentów.

Jednak największą zaletą jest płynność procesów. Elektroniczne akta osobowe usprawniają, chociażby, nadawanie dostępu nowym pracownikom i przekazanie im obowiązków. Oszczędzają cenny czas poświęcony na mało kreatywne i powtarzające się rzeczy, co przekłada się na realną oszczędność pieniędzy. Pracownicy działu kadr mogą przeznaczyć ten czas na usprawnienia działania firmy i troszczenie się o pracowników.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *